Datenschutzhinweise zur Registrierung und zum Auswahlverfahren für Royal Elites

Stand: August 2020
Version: 1.1

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise gelten für Personen, die sich als selbstständige Dienstleister beziehungsweise Freelancer für eine Tätigkeit als „Royal Elite“ registrieren oder an dem damit verbundenen Auswahl-, Prüfungs-, Vertrags-, IT-Einrichtungs- und Onboardingverfahren teilnehmen.

Sie ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung von Royal Call Solutions.

Die Hinweise informieren insbesondere darüber:

  • welche personenbezogenen Daten erhoben werden;

  • zu welchen Zwecken die Daten verarbeitet werden;

  • auf welchen Rechtsgrundlagen die Verarbeitung erfolgt;

  • welche Angaben für die Bearbeitung der Registrierung erforderlich sind;

  • wer Zugriff auf die Daten erhält;

  • wie lange die Daten gespeichert werden;

  • welche Rechte den betroffenen Personen zustehen.

Die Registrierung begründet noch keinen Anspruch auf Abschluss eines Dienstleistungsvertrags, Teilnahme an einem bestimmten Projekt oder Freischaltung für operative Systeme.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Artikel 4 Nr. 7 DSGVO ist:

MUTHIG & VASS GROUP INTERNATIONAL CALL SERVICE S.R.L.
handelnd unter der Marke Royal Call Solutions ©

Comuna Fîntînele Nr. 255
547235, Jud. Mureș
Rumänien

Steueridentifikationsnummer/CUI: RO45291210
Handelsregister: J26/1914/2021
EUID: ROONRC.J2021001914262

Vertreten durch:
George Muthig, Geschäftsführer

E-Mail: info@royalcallsolutions.com
Datenschutzkontakt: datenschutz@royalcallsolutions.com
Website: www.royalcallsolutions.com

Royal Call Solutions ist die im Außenverhältnis verwendete Marke. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher bleibt die oben genannte rumänische Gesellschaft.

3. Datenschutzkontakt

Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Datenübertragbarkeit können gerichtet werden an:

datenschutz@royalcallsolutions.com

Sofern kein Datenschutzbeauftragter gemäß Artikel 37 DSGVO gesetzlich bestellt werden muss, wird diese Kontaktstelle durch die Geschäftsleitung beziehungsweise besonders autorisierte Datenschutzverantwortliche betreut.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt nach Maßgabe:

  • der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung;

  • des rumänischen Gesetzes Nr. 190/2018 zur Durchführung der DSGVO;

  • weiterer anwendbarer rumänischer handels-, steuer-, zivil- und verfahrensrechtlicher Vorschriften.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf:

4.1 Vorvertragliche Maßnahmen – Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO

Diese Rechtsgrundlage gilt, soweit die Verarbeitung auf Wunsch der registrierten Person erforderlich ist, um:

  • die Registrierung zu bearbeiten;

  • die grundsätzliche Eignung für die selbstständige Tätigkeit zu prüfen;

  • die Voraussetzungen für einen Dienstleistungsvertrag festzustellen;

  • Vertragsunterlagen vorzubereiten;

  • die technische Durchführbarkeit der Tätigkeit festzustellen;

  • Auswahl-, Onboarding- und Freigabeschritte durchzuführen.

4.2 Rechtliche Verpflichtungen – Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO

Diese Rechtsgrundlage gilt, wenn wir Daten verarbeiten müssen, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, insbesondere handels-, steuer-, buchführungs-, aufsichts- oder behördenrechtlichen Pflichten.

4.3 Berechtigte Interessen – Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO

Berechtigte Interessen bestehen insbesondere an:

  • der Feststellung der Identität registrierter Personen;

  • der Verhinderung von Identitätsmissbrauch und Betrug;

  • dem Schutz von Systemen, Zugangsdaten und Geschäftsgeheimnissen;

  • der Prüfung, ob technische Mindestanforderungen eingehalten werden;

  • der Auswahl zuverlässiger und geeigneter Vertragspartner;

  • der Dokumentation des Registrierungs- und Auswahlverfahrens;

  • der Abwehr, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche;

  • der IT- und Informationssicherheit;

  • der Verhinderung unbefugter Mehrfachregistrierungen.

Vor einer darauf gestützten Verarbeitung werden die Interessen von Royal Call Solutions gegen die Rechte und Interessen der betroffenen Person abgewogen.

4.4 Einwilligung – Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO

Eine Einwilligung wird nur verwendet, wenn die betreffende Verarbeitung freiwillig und für die Registrierung beziehungsweise Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nicht zwingend erforderlich ist.

Dies kann beispielsweise gelten für:

  • eine freiwillige Aufnahme in einen Interessenten- oder Talentpool;

  • die Speicherung über die reguläre Auswahlfrist hinaus;

  • freiwillige Marketinginformationen;

  • freiwillige zusätzliche Angaben, die für die Auswahl nicht erforderlich sind.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

5. Ablauf des Royal-Elite-Verfahrens

Das Verfahren kann folgende Schritte umfassen:

  1. Ausfüllen und Absenden des Registrierungsformulars;

  2. Prüfung der Angaben und Unterlagen auf Vollständigkeit;

  3. Klärung offener Angaben;

  4. Prüfung der formalen Voraussetzungen für eine selbstständige Tätigkeit;

  5. Durchführung eines Persönlichkeits- beziehungsweise Eignungstests;

  6. interne Bewertung der Registrierung;

  7. Erstellung und Übersendung eines Dienstleistungsvertrags;

  8. Prüfung und Unterzeichnung des Vertrags;

  9. technischer IT-Check;

  10. Einrichtung der erforderlichen Systeme und Benutzerkonten;

  11. Durchführung des Onboardings;

  12. Durchführung projektbezogener Wissens-, Qualitäts- oder Eignungstests;

  13. abschließende Freigabe;

  14. Beginn der operativen Tätigkeit.

Zugänge zu Leads, Kundeninformationen, Kommunikationssystemen oder projektbezogenen Arbeitsbereichen werden grundsätzlich erst nach Abschluss der jeweils erforderlichen Vertrags-, IT-, Onboarding-, Prüfungs- und Freigabeschritte bereitgestellt.

Das Absenden der Registrierung garantiert weder den Abschluss eines Vertrags noch die Freigabe für eine Tätigkeit.

6. Verarbeitete Datenkategorien

6.1 Identifikations- und Stammdaten

Wir können verarbeiten:

  • Vorname und Nachname;

  • Geburtsdatum, soweit zur eindeutigen Identifikation erforderlich;

  • Anrede;

  • bevorzugte Sprache;

  • Wohnsitzstaat;

  • gegebenenfalls Staatsangehörigkeit, sofern rechtlich oder für die Feststellung der Arbeits- beziehungsweise Dienstleistungsberechtigung erforderlich;

  • interne Bewerber- oder Registrierungsnummer.

6.2 Kontaktdaten

Hierzu gehören:

  • private oder geschäftliche E-Mail-Adresse;

  • Telefonnummer;

  • Mobiltelefonnummer;

  • vollständige Anschrift;

  • gewöhnlicher Aufenthalts- beziehungsweise Tätigkeitsort;

  • bevorzugter Kommunikationskanal.

Diese Daten werden zur Kommunikation, Identifikation, Vertragsvorbereitung und Prüfung des räumlichen Tätigkeitsbereichs benötigt.

6.3 Unternehmens- und Selbstständigkeitsdaten

Soweit zutreffend, verarbeiten wir:

  • Name des Unternehmens beziehungsweise der selbstständigen Tätigkeit;

  • Rechtsform;

  • Geschäftsanschrift;

  • Registrierungs- oder Handelsregisternummer;

  • Gewerbeschein oder vergleichbaren Nachweis;

  • Steueridentifikationsnummer;

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;

  • Staat der steuerlichen beziehungsweise gewerblichen Registrierung;

  • Angaben zur Rechnungsstellung;

  • Bestätigung einer selbstständigen beziehungsweise gewerblichen Tätigkeit.

Diese Daten dienen der Prüfung, ob ein Dienstleistungsverhältnis rechtlich und abrechnungstechnisch vorbereitet werden kann.

6.4 Wohnsitz- und Adressnachweise

Zur Bestätigung der angegebenen Anschrift und des gewöhnlichen Aufenthalts innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums kann ein geeigneter Nachweis verlangt werden.

Hierfür können beispielsweise verwendet werden:

  • amtliche Meldebestätigung;

  • behördliches Schreiben;

  • Versorgerrechnung;

  • Kontoauszug mit geschwärzten Finanzinformationen;

  • Steuer- oder Sozialversicherungsdokument;

  • vergleichbarer aktueller Nachweis.

Nicht erforderliche Angaben, insbesondere Kontostände, Umsätze, Kundennummern oder Verbrauchsdaten, dürfen geschwärzt werden.

Der Nachweis soll grundsätzlich nicht älter als drei Monate sein, sofern nicht im Einzelfall ein anderer Zeitraum angegeben wird.

6.5 Identitätsnachweise

Zur Identitätsprüfung kann eine Kopie eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses angefordert werden.

Verarbeitet werden nur die zur Identifikation erforderlichen Angaben. Nicht benötigte Angaben sollen geschwärzt werden dürfen, sofern dadurch die Identitätsprüfung nicht unmöglich wird.

Insbesondere sollen nach Möglichkeit geschwärzt werden:

  • Zugangsnummern;

  • maschinenlesbare Zonen, soweit nicht erforderlich;

  • Unterschrift;

  • Körpergröße;

  • Augenfarbe;

  • nicht erforderliche Serien- oder Dokumentennummern;

  • sonstige Angaben, die für die Identitätsprüfung nicht benötigt werden.

Die Ausweiskopie wird nicht zur biometrischen Identifizierung verwendet. Gesichtsbilder werden nicht mit Gesichtserkennungsverfahren ausgewertet. Es werden keine biometrischen Profile erstellt.

Eine vollständige ungeschwärzte Kopie wird nur verlangt, wenn hierfür eine konkrete gesetzliche oder nachweisbare vertragliche Erforderlichkeit besteht und die betroffene Person darüber gesondert informiert wurde.

6.6 Berufliche Qualifikationsdaten

Hierzu können gehören:

  • Lebenslauf;

  • beruflicher Werdegang;

  • Qualifikationen und Zertifikate;

  • Sprachkenntnisse;

  • Vertriebserfahrung;

  • Kenntnisse im Kundenservice oder in der Telefonie;

  • zeitliche Verfügbarkeit;

  • gewünschter Tätigkeitsumfang;

  • Referenzen, sofern freiwillig oder erforderlich;

  • Angaben aus Gesprächen und Interviews.

Referenzpersonen dürfen nur angegeben werden, wenn diese über die Weitergabe ihrer Kontaktdaten informiert wurden.

6.7 Technische Daten

Da die Tätigkeit über internetbasierte Telefonie-, CRM- und Kommunikationssysteme durchgeführt wird, können verarbeitet werden:

  • Art und Modell des Computers;

  • Betriebssystem und Version;

  • verfügbarer Arbeitsspeicher;

  • Prozessor- und Systeminformationen;

  • Bildschirm- und Headsetausstattung;

  • vorhandene Sicherheitssoftware;

  • Angaben zu Updates und Gerätesicherheit;

  • Internetanbieter;

  • Download- und Uploadgeschwindigkeit;

  • Latenz/Ping;

  • Verbindungsstabilität;

  • Art der Verbindung, beispielsweise LAN oder WLAN;

  • Ergebnis eines Geschwindigkeitstests;

  • Screenshot oder Protokoll eines technischen Tests;

  • technische Fehler- und Diagnoseinformationen.

Diese Daten dienen ausschließlich der Feststellung, ob die technischen Voraussetzungen für stabile Internet-Telefonie, sicheren Systemzugriff und eine ordnungsgemäße Leistungserbringung erfüllt werden.

Private Dateien, Browserinhalte, Passwörter, Fotos, Kommunikationsinhalte oder sonstige nicht erforderliche Daten auf dem Endgerät werden im Rahmen des Registrierungsverfahrens nicht ausgelesen.

6.8 Persönlichkeits- und Eignungstestdaten

Im Rahmen des Auswahlverfahrens kann ein Persönlichkeits-, Arbeitsstil- oder Eignungstest durchgeführt werden.

Dabei können verarbeitet werden:

  • Antworten auf Testfragen;

  • Bearbeitungszeit;

  • Vollständigkeit;

  • Testpunktzahl;

  • Ergebnisbereiche;

  • Einschätzung arbeitsbezogener Verhaltensmerkmale;

  • Kommunikations-, Zuverlässigkeits- oder Serviceorientierung;

  • interne Bewertung und Entscheidung;

  • Datum und Version des Tests.

Der Test dient der Einschätzung der Eignung für eine selbstständige, kundenbezogene und kommunikationsintensive Tätigkeit.

Es sollen keine Fragen zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten gestellt werden, insbesondere nicht zu:

  • Gesundheit oder Behinderung;

  • ethnischer Herkunft;

  • Religion oder Weltanschauung;

  • politischen Meinungen;

  • Gewerkschaftszugehörigkeit;

  • genetischen oder biometrischen Daten;

  • Sexualleben oder sexueller Orientierung.

Sollten solche Angaben unaufgefordert übermittelt werden, werden sie grundsätzlich nicht berücksichtigt und gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

6.9 Kommunikations- und Verfahrensdaten

Wir verarbeiten gegebenenfalls:

  • E-Mail-Kommunikation;

  • Nachrichten über freigegebene Kommunikationskanäle;

  • Gesprächsnotizen;

  • Terminvereinbarungen;

  • Teilnahme- und Anwesenheitsinformationen;

  • Status der Registrierung;

  • Ergebnis einzelner Verfahrensschritte;

  • Nachforderungen fehlender Unterlagen;

  • Gründe für eine Unterbrechung oder Beendigung des Verfahrens;

  • interne Freigabevermerke.

Eine Aufzeichnung von Telefon-, Video- oder Onboardinggesprächen erfolgt nur, wenn hierfür eine gesonderte Rechtsgrundlage besteht und die Teilnehmer vor Beginn ausdrücklich informiert werden.

6.10 Technische Formular- und Sicherheitsdaten

Bei Nutzung des Onlineformulars können automatisch verarbeitet werden:

  • IP-Adresse;

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs;

  • Browsertyp und Browserversion;

  • Betriebssystem;

  • Geräteinformationen;

  • Referrer-Adresse;

  • Formularstatus;

  • Übermittlungszeitpunkt;

  • technische Fehlerprotokolle;

  • Sicherheits- und Missbrauchserkennungsdaten;

  • Einwilligungs- und Kenntnisnahmeprotokolle.

Diese Verarbeitung dient der sicheren Formularbereitstellung, Nachweisführung, Fehlerbehebung und Verhinderung missbräuchlicher Zugriffe.

7. Zweckbindung

Die erhobenen Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:

  • Bearbeitung der Royal-Elite-Registrierung;

  • Kommunikation mit der registrierten Person;

  • Identitäts- und Plausibilitätsprüfung;

  • Prüfung der Anschrift und des Tätigkeitsorts;

  • Prüfung der Voraussetzungen einer selbstständigen Tätigkeit;

  • Vorbereitung und möglicher Abschluss eines Dienstleistungsvertrags;

  • Durchführung des Persönlichkeits- und Eignungstests;

  • Prüfung fachlicher, organisatorischer und technischer Voraussetzungen;

  • Betrugs- und Missbrauchsprävention;

  • Durchführung des IT-Checks und der Systemeinrichtung;

  • Planung und Durchführung des Onboardings;

  • Durchführung erforderlicher Qualitäts- und Wissenstests;

  • Entscheidung über eine Freigabe;

  • Dokumentation des Verfahrens;

  • Erfüllung gesetzlicher Pflichten;

  • Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche.

Eine Verwendung für sachfremde Zwecke findet nicht statt. Eine spätere Verarbeitung zu einem anderen Zweck erfolgt nur, wenn sie gesetzlich zulässig ist und die betroffene Person erforderlichenfalls zuvor darüber informiert wurde.

8. Pflichtangaben und freiwillige Angaben

Pflichtfelder werden im Registrierungsformular als solche gekennzeichnet.

Erforderlich sind grundsätzlich diejenigen Angaben, ohne die:

  • die Person nicht eindeutig identifiziert werden kann;

  • die Registrierung nicht geprüft werden kann;

  • eine Kontaktaufnahme nicht möglich ist;

  • die rechtlichen Voraussetzungen eines Dienstleistungsvertrags nicht geprüft werden können;

  • die technische Durchführbarkeit nicht festgestellt werden kann;

  • das Auswahl- und Freigabeverfahren nicht durchgeführt werden kann.

Die Nichtbereitstellung erforderlicher Daten kann dazu führen, dass die Registrierung nicht bearbeitet, das Auswahlverfahren nicht fortgeführt oder kein Dienstleistungsvertrag angeboten werden kann.

Freiwillige Angaben werden ausdrücklich als freiwillig gekennzeichnet. Ihre Nichtbereitstellung führt grundsätzlich nicht zu einem Nachteil.

9. Datenquellen

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich unmittelbar bei der registrierten Person erhoben.

Zusätzliche Daten können entstehen durch:

  • Kommunikation mit der registrierten Person;

  • technische Prüfungen;

  • Tests und Onboardingmaßnahmen;

  • interne Bewertungen;

  • öffentlich zugängliche Register, sofern eine Überprüfung erforderlich und gesetzlich zulässig ist;

  • von der registrierten Person benannte Referenzpersonen.

Daten aus nicht öffentlich zugänglichen Quellen werden nicht ohne Rechtsgrundlage beschafft.

10. Empfänger und Zugriffsberechtigte

Innerhalb von Royal Call Solutions erhalten ausschließlich Personen Zugriff, die diesen für ihre Aufgaben benötigen. Dazu können gehören:

  • Geschäftsleitung;

  • Recruiting- und Onboardingverantwortliche;

  • Vertrags- und Verwaltungsmitarbeiter;

  • autorisierte IT-Administratoren;

  • Datenschutz- und Complianceverantwortliche;

  • Buchhaltung, soweit für Vertrags- oder Abrechnungszwecke erforderlich.

Darüber hinaus können Daten an sorgfältig ausgewählte Dienstleister innerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, insbesondere:

  • Betreiber des Registrierungs- und CRM-Systems;

  • EU-/EWR-Hosting- und Cloudanbieter;

  • Anbieter von E-Mail-, Kommunikations- und Videokonferenzsystemen;

  • Anbieter von Test- und Onboardingplattformen;

  • IT-, Sicherheits- und Supportdienstleister;

  • Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberater;

  • Behörden und Gerichte, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Soweit externe Unternehmen Daten ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeiten, werden sie als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

Projekt- und Kooperationspartner

Im Rahmen der Auswahl und Freigabe können erforderliche Daten an einen potenziellen Projekt- oder Kooperationspartner übermittelt werden, soweit dies für eine projektbezogene Prüfung oder Freigabe notwendig ist.

Der betreffende Partner wird in diesen Datenschutzhinweisen nicht namentlich genannt. Übermittelt werden grundsätzlich nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten, beispielsweise:

  • Name;

  • berufliche Qualifikation;

  • Sprachkenntnisse;

  • Test- oder Freigabestatus;

  • technische Einsatzfähigkeit;

  • Onboardingstatus;

  • vorgesehener Einsatzbereich.

Ausweis- und Adresskopien, private Kontaktdaten, Gewerbeunterlagen oder steuerliche Dokumente werden nicht an Projekt- oder Kooperationspartner weitergegeben, sofern dies nicht ausnahmsweise erforderlich, rechtlich zulässig und zuvor transparent mitgeteilt wurde.

Empfänger dürfen die Daten nicht für eigene, mit dem Auswahlverfahren unvereinbare Zwecke verwenden.

11. Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU/des EWR

Personenbezogene Daten aus der Royal-Elite-Registrierung werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums gespeichert und verarbeitet.

Es findet keine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU/des EWR statt.

Dies umfasst insbesondere:

  • Primärspeicherung;

  • Datensicherungen und Backups;

  • administrative Zugriffe;

  • technischen Support;

  • Fernwartung;

  • Protokoll- und Diagnosedaten;

  • Unterauftragsverarbeiter;

  • Wiederherstellungs- und Notfallsysteme.

Dienstleister dürfen keine außerhalb der EU/des EWR gelegenen Unterauftragsverarbeiter oder Supportstellen einsetzen, die Zugriff auf personenbezogene Registrierungsdaten erhalten.

Sollte künftig eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR beabsichtigt werden, wird sie nicht ohne vorherige rechtliche Prüfung und Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise durchgeführt. Soweit erforderlich, werden betroffene Personen vor Beginn der geänderten Verarbeitung informiert.

12. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Der Persönlichkeits- oder Eignungstest kann eine automatisierte Berechnung von Punktwerten oder Ergebnisbereichen enthalten.

Eine Entscheidung über Fortsetzung oder Beendigung des Registrierungsverfahrens wird jedoch nicht ausschließlich automatisiert im Sinne von Artikel 22 DSGVO getroffen. Das Ergebnis wird durch eine autorisierte Person geprüft und zusammen mit weiteren relevanten Informationen bewertet.

Die Bewertung kann insbesondere berücksichtigen:

  • Vollständigkeit und Plausibilität der Angaben;

  • berufliche und sprachliche Voraussetzungen;

  • Kommunikation und Zuverlässigkeit;

  • technische Voraussetzungen;

  • Testergebnisse;

  • Anforderungen des vorgesehenen Tätigkeitsbereichs;

  • Ergebnisse aus Gesprächen und Onboardingmaßnahmen.

Die registrierte Person kann eine Erläuterung des Ergebnisses, eine menschliche Überprüfung und die Berücksichtigung ihres eigenen Standpunkts verlangen.

Es findet kein Persönlichkeitsprofiling zu Werbe-, Kreditwürdigkeits-, Gesundheits-, Versicherungs- oder vergleichbaren sachfremden Zwecken statt.

13. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

13.1 Nicht abgeschlossene Registrierung

Wird eine begonnene Registrierung nicht abgeschlossen, werden die bis dahin gespeicherten Daten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach der letzten Aktivität gelöscht, sofern keine frühere Löschung verlangt wird und keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe entgegenstehen.

13.2 Nicht erfolgreiche Registrierung

Kommt kein Dienstleistungsvertrag zustande, werden die Registrierungs-, Test- und Auswahlunterlagen grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss beziehungsweise Beendigung des Auswahlverfahrens gelöscht.

Eine längere Speicherung erfolgt nur:

  • mit einer freiwilligen Einwilligung für einen Talentpool;

  • zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten;

  • bei einem konkreten Rechtsstreit;

  • wenn tatsächliche Anhaltspunkte die Sicherung zur Rechtsverteidigung erforderlich machen.

13.3 Talentpool

Bei ausdrücklicher Einwilligung können ausgewählte Kontaktdaten und Qualifikationsinformationen höchstens zwölf Monate gespeichert werden. Danach werden die Daten gelöscht oder es wird eine erneute Einwilligung eingeholt.

Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

13.4 Erfolgreiche Registrierung

Kommt ein Dienstleistungsvertrag zustande, werden die hierfür erforderlichen Daten in die Vertrags- und Geschäftspartnerverwaltung übernommen.

Ab diesem Zeitpunkt gelten ergänzend die Datenschutzhinweise für Freelancer, Dienstleister und Geschäftspartner. Vertrags-, Abrechnungs-, Buchhaltungs- und Steuerunterlagen werden entsprechend den anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

13.5 Ausweis- und Adresskopien

Ausweis- und Adresskopien werden gelöscht, sobald:

  • die Identitäts- beziehungsweise Adressprüfung abgeschlossen ist;

  • keine weitere gesetzliche oder vertragliche Erforderlichkeit besteht;

  • die Dokumentation des Prüfergebnisses ohne weitere Speicherung der Kopie ausreicht.

Soweit möglich, wird anschließend lediglich dokumentiert, dass die Prüfung durchgeführt wurde, durch wen sie erfolgte, wann sie erfolgte und welches Ergebnis sie hatte.

13.6 Technische Testdaten

Detaildaten und Screenshots aus Internet- und IT-Tests werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht.

Bei Aufnahme der Tätigkeit können die notwendigen technischen Eckdaten für die Dauer des Dienstleistungsverhältnisses gespeichert werden, soweit dies für IT-Sicherheit, Support und Einsatzfähigkeit erforderlich ist.

13.7 Rechtsstreit und gesetzliche Pflichten

Ist eine weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich, werden die betreffenden Daten für diesen Zweck gesperrt und nach Wegfall des Grundes gelöscht.

14. Datensicherheit

Royal Call Solutions trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Artikel 32 DSGVO.

Hierzu können insbesondere gehören:

  • verschlüsselte Übertragung des Registrierungsformulars;

  • rollenbasierte Zugriffsrechte;

  • Mehr-Faktor-Authentifizierung;

  • Protokollierung administrativer Zugriffe;

  • regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen;

  • Verschlüsselung geeigneter Speichersysteme;

  • getrennte Aufbewahrung besonders schutzbedürftiger Dokumente;

  • sichere Backup- und Wiederherstellungsverfahren;

  • Schutz vor Schadsoftware und unbefugten Zugriffen;

  • regelmäßige Sicherheitsupdates;

  • Vertraulichkeitsverpflichtungen;

  • Datenschutz- und Sicherheitsschulungen;

  • Verträge zur Auftragsverarbeitung;

  • Verfahren zur Erkennung und Behandlung von Datenschutzverletzungen;

  • regelmäßige Löschung nicht mehr erforderlicher Daten.

Ungeachtet dieser Maßnahmen kann bei einer Datenübertragung über das Internet kein absoluter Schutz garantiert werden.

15. Keine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Für die Royal-Elite-Registrierung werden grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO benötigt.

Bitte übermitteln Sie insbesondere keine Angaben oder Dokumente zu:

  • Erkrankungen oder Diagnosen;

  • genetischen Daten;

  • biometrischen Identifikationsdaten;

  • ethnischer Herkunft;

  • religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen;

  • politischen Meinungen;

  • Gewerkschaftszugehörigkeit;

  • Sexualleben oder sexueller Orientierung.

Soweit ein Dokument solche Angaben enthält, sollen diese vor der Übermittlung geschwärzt werden.

16. Datenschutzverletzungen

Wird eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten festgestellt, beurteilt Royal Call Solutions unverzüglich das damit verbundene Risiko.

Soweit gesetzlich erforderlich:

  • wird die Verletzung innerhalb der gesetzlichen Frist der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet;

  • werden betroffene Personen bei einem voraussichtlich hohen Risiko unverzüglich informiert;

  • werden Maßnahmen zur Begrenzung und Behebung des Vorfalls ergriffen;

  • wird der Vorfall intern dokumentiert.

17. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

Auskunft – Artikel 15 DSGVO

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Berichtigung – Artikel 16 DSGVO

Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Löschung – Artikel 17 DSGVO

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit kein gesetzlicher oder sonstiger zulässiger Aufbewahrungsgrund entgegensteht.

Einschränkung – Artikel 18 DSGVO

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Datenübertragbarkeit – Artikel 20 DSGVO

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, können Sie Ihre bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.

Widerspruch – Artikel 21 DSGVO

Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, einer auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DSGVO beruhenden Verarbeitung widersprechen.

Royal Call Solutions verarbeitet die betreffenden Daten anschließend nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Gründe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche nachgewiesen werden können.

Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Beschwerde

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes, des Orts des mutmaßlichen Verstoßes oder bei der für Royal Call Solutions zuständigen rumänischen Aufsichtsbehörde.

18. Zuständige rumänische Aufsichtsbehörde

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP

B-dul General Gheorghe Magheru 28–30
Sector 1, 010336 București
Rumänien

Telefon: +40 31 805 92 11
E-Mail: anspdcp@dataprotection.ro
Website: www.dataprotection.ro

Die aktuellen Kontaktdaten veröffentlicht die Behörde auf ihrer offiziellen Kontaktseite.

19. Ausübung der Rechte

Anträge können gerichtet werden an:

datenschutz@royalcallsolutions.com

Der Antrag sollte erkennen lassen:

  • welche Person den Antrag stellt;

  • welches Recht ausgeübt wird;

  • auf welche Registrierung oder Verarbeitung sich der Antrag bezieht;

  • über welchen sicheren Kommunikationsweg die Antwort erfolgen kann.

Wenn begründete Zweifel an der Identität bestehen, dürfen zusätzliche Informationen zur Identitätsbestätigung angefordert werden. Es werden nur die hierfür notwendigen Angaben verlangt.

Anträge werden grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet. Bei hoher Komplexität oder einer großen Zahl von Anträgen kann diese Frist unter den Voraussetzungen der DSGVO verlängert werden. Die betroffene Person wird über eine Verlängerung und deren Gründe informiert.

20. Minderjährige

Die Royal-Elite-Registrierung richtet sich ausschließlich an volljährige und vollständig geschäftsfähige Personen.

Registrierungen von Personen unter 18 Jahren werden nicht weiterbearbeitet. Entsprechende Daten werden gelöscht, sobald die Minderjährigkeit festgestellt wurde, sofern keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen.

21. Richtigkeit der Angaben

Registrierte Personen werden gebeten, nur richtige, aktuelle und vollständige Angaben zu machen und Änderungen während des laufenden Verfahrens mitzuteilen.

Bewusst falsche, manipulierte oder irreführende Angaben können zur Beendigung des Registrierungsverfahrens führen.

22. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise werden angepasst, wenn:

  • sich Verarbeitungsprozesse ändern;

  • neue Systeme oder Dienstleister eingesetzt werden;

  • neue Datenkategorien erhoben werden;

  • sich Empfängerkategorien ändern;

  • gesetzliche Anforderungen dies erforderlich machen;

  • eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR vorgesehen werden sollte.

Es gilt die zum Zeitpunkt der Datenerhebung veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen werden den betroffenen Personen mitgeteilt, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.